1 DEFINIZIONI

1.1 Società: qui di seguito si intende TeaPak s.r.l. SB, sede legale in via Bicocca 15/L, 40026 Imola (BO), codice fiscale e partita IVA 02171691203
1.2 Regolamento (o GDPR): Regolamento (UE) 2016/679.
1.3 Titolare del trattamento dati: Andrea Costa, legale rappresentante della Società.
1.4 Responsabile del trattato dati: Cristina Tassara, Director of Integrated Business Services.

2 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

2.1. Con il presente documento la Società intende fornire le indicazioni relative all’adozione del processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni riguardanti la Società ricevute da terzi.
2.2. Il processo è conforme alle novità normative introdotte dal D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (c.d. “Decreto Whistleblowing”).

3 POSSIBILI SEGNALANTI

3.1. I possibili segnalanti appartengono alle categorie previste dal D.Lgs. n.24/2023, articolo 3:
3.1.1. Dipendenti, collaboratori, fornitori, subfornitori e collaboratori degli stessi;
3.1.2. Liberi professionisti, consulenti, lavoratori autonomi, volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti;
3.1.3. Azionisti o persone con funzione di amministrazione, direzione, vigilanza, controllo o rappresentanza;
3.1.4. Ex dipendenti, ex collaboratori o persone che non ricoprono più una delle posizioni indicate in precedenza;
3.1.5. Soggetti in fase di selezione, di prova o il cui rapporto giuridico con l’ente non sia ancora iniziato.
3.2 Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
3.3 La società richiede che nelle segnalazioni sia esplicitata l’identità del segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente, in modo da rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati ed informare il segnalante sugli esiti degli accertamenti svolti.

4 CHE COSA È POSSIBILE SEGNALARE 

4.1. Le disposizioni del D.Lgs. 24/2023 trattano di segnalazioni relative a «violazioni delle disposizioni normative nazionali e dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui i soggetti segnalanti siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato (art. 1).» In particolare:
4.1.1. violazioni delle disposizioni normative nazionali: illeciti penali, civili, amministrativi o contabili diversi rispetto a quelli specificatamente individuati rientranti nel MOGC 231 (Manuale D.Lgs.231/01).

4.1.2. illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE: relativi ai settori contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
4.2. Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui il segnalante abbia conoscenza, avendo lo stesso segnalante fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano vere al momento della segnalazione e devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.
4.3. Non costituiscono segnalazioni c.d. Whistleblowing: le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate; le comunicazioni o i reclami relativi ad attività di natura commerciale o di servizi al pubblico.

5 PROCEDURA

5.1. Per l’invio e la gestione delle segnalazioni la società implementa un Forms dedicato di Microsoft (canale scritto) che costituisce il canale preferenziale per l’invio delle segnalazioni direttamente al Gestore delle segnalazioni, Dott. Paolo Colombo. In alternativa è possibile effettuare le segnalazioni al Gestore delle segnalazioni attraverso il canale orale, al suo contatto diretto: 02-7788481.
5.2. Le segnalazioni devono essere rese in buona fede, circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, anche al fine di non disperdere l’efficacia dello strumento messo a disposizione. Chiunque effettui con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino successivamente infondate potrà essere soggetto a sanzioni disciplinari ed eventualmente perseguito penalmente per calunnia e diffamazione.
5.3. Di seguito l’iter di gestione della segnalazione:
5.3.1. Il Gestore delle segnalazioni riceve la segnalazione tramite quanto descritto al punto 5.1 e dialoga con il segnalante per chiarire e approfondire quanto ricevuto. Entro e non oltre 7 giorni, il Gestore delle segnalazioni conferma comunque al segnalante la presa in carico della segnalazione.
5.3.2. Il Gestore delle segnalazioni verifica se la segnalazione è completa e ammissibile, in caso positivo: effettua in via autonoma, indipendente e imparziale gli accertamenti per verificare la fondatezza, in caso negativo (es. la segnalazione risulta incompleta o inammissibile) il Gestore delle segnalazioni non avvia l’istruttoria, ma archivia e comunica al segnalante il responso.
5.3.3. Il dialogo con il segnalante, in via riservata, continua anche durante le fasi di accertamento. Durante le fasi di accertamento, il Gestore delle segnalazioni:
5.3.3..1. Se trova la segnalazione fondata, si rivolge alle funzioni interne competenti per i seguiti;
5.3.3..2. Se risulta infondata, archivia la segnalazione motivandone le ragioni.
5.3.4. Entro 90 giorni dalla segnalazione, il Gestore delle segnalazioni comunica comunque al segnalante un riscontro rispetto alle attività di accertamento svolte per verificare le informazioni comunicate nella segnalazione.

5.3.5. In caso del punto 5.3.3..1 il Gestore delle segnalazioni monitora la risoluzione della segnalazione. Tra i possibili esiti che possono essere comunicati alla persona segnalante ci sono:
5.3.5..1. Correzione di processi interni;
5.3.5..2. Avvio di un procedimento disciplinare;
5.3.5..3. Trasferimento dei risultati delle attività di accertamento alla procura della Repubblica (e/o della Corte dei conti in caso di danno erariale).

6 SEGNALAZIONI ESTERNE E DIVULGAZIONE PUBBLICA

6.1. Il D.lgs. n. 24/2023 prevede la possibilità di effettuare segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e divulgazioni pubbliche di violazioni nei casi espressamente previsti dalla norma. La possibilità di effettuare segnalazioni esterne all’ANAC è consentita solo nei casi di seguito riportati:
6.1.1. ove non sia attivo il canale di segnalazione interno ovvero se il medesimo non risulti conforme alle prescrizioni di legge;
6.1.2. nei casi in cui il segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna alla quale non è stato dato seguito;
6.1.3. nei casi in cui il segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
6.1.4. nei casi in cui il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

7 TUTELA DEI DATI PERSONALI

Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018).
Per approfondimenti si prega di fare riferimento al documento “04.00 – ATT – Informativa Whistleblowing”.

8 NORMATIVE DI RIFERIMENTO

•Regolamento EU 679/2016
•MOGC 231 (Manuale D.Lgs.231/01)
•D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018
•D. lgs. 10 marzo 2023 n. 24